Project Description

Multimomentanalyse im Shared Service

Zielsetzung

Identifizierung und Realisierung von Effizienzsteigerungspotenzialen durch Ermittlung des tatsächlichen Tätigkeitsfeldes und Auslastungsgrades von Mitarbeitern im Shared Service

Projektvorgehen (examplarisch)

  • Eintägige bzw. mehrtägige Begleitung ausgewählter Mitarbeiter und kontinuierliche Dokumentation der Tätigkeiten
  • Analyse der Arbeitsabläufe im Tagesgeschäft
  • Identifizierung des tatsächlichen Auslastungsgrades der jeweiligen Mitarbeiter auf Basis spezifischer Fragestellungen (Aufwand, Häufigkeit etc.)

  • Mitarbeiterspezifische Bewertung bzgl. Aufgabenfeld, tatsächlichem Auslastungsgrad, Effizienz der Arbeitsabläufe, Umgang mit Kollegen/innen und Kunden etc.
  • Entwicklung von Optimierungsmaßnahmen, wie z.B. Aufgabenverlagerungen, Prozessoptimierungen
  • Abstimmung eines detaillierten Umsetzungsplans zur Realisierung der Optimierungsmaßnahmen:
    • Gestaltung von kompakten, umsetzbaren Aufgabenpaketen
    • Zeitplanung, Verantwortlichkeiten, Umsetzungsdetails

  • Moderation regelmäßiger Jour Fixes mit dem Projektteam im Zuge der Umsetzung (To-Do-Verfolgung)
  • Übernahme von einzelnen Aufgabenpaketen, z.B. bei knappen Kapazitäten oder fehlendem Fach-Know-how
  • Umsetzungscontrolling und Berichterstattung gegenüber der Geschäftsleitung