Die Situation

Mit der stetig steigenden Anzahl an Marktakteuren wird für Energieversorger zunehmend von Bedeutung, die internen Kosten zu kennen und kontinuierlich zu reduzieren.

Die eigenen Kosten auf Prozessebene „herunter zu brechen“ – wie z.B. die Kosten je Abrechnung – und mit dem Markt (und insbesondere mit EVU ähnlicher Größenordnung) zu vergleichen ist für viele Geschäftsführer von steigendem Interesse.

Folgende Fragestellungen waren in diesem Zusammenhang für unseren Kunden von besonderer Bedeutung:

  • Wie hoch sind meine Prozesskosten, z.B. in der Jahresverbrauchsabrechnung, in den Wechselprozessen (lieferantenseitig) oder auch im außergerichtlichen Mahnwesen?
  • Wie hoch sind davon unsere IT-Kosten und wo stehen wir damit im Vergleich zu anderen Energieversorgern ähnlicher Größenordnung?
  • Wo stehen wir grundsätzlich im Vergleich zum Wettbewerb?
  • Welche Stellhebel gibt es, um die Prozesskosten nachhaltig zu senken?

Zur Beantwortung von u.a. diesen Fragestellungen wurde der Berater beauftragt, die Prozesskosten sämtlicher Shared Service-Prozesse zu erheben, Kostentreiber zu identifizieren und anschließend auf Basis der E1-Benchmark-Datenbank mit dem Markt zu spiegeln.

Das Projekt

In einem ersten Schritt wurden die relevanten Mitarbeiter über die Projektinhalte und das Vorgehen informiert und sämtliche offene Fragen beantwortet. In diesem Zusammenhang war von besonderer Bedeutung ein einheitliches Verständnis bzgl. der konkreten Abgrenzung der jeweiligen Prozesse zu schaffen.

Gemeinsam mit den Mitarbeitern erfolgte im nächsten Schritt eine Aufnahme der Personalkosten auf Basis eines Aufgabenverteilungsplans. Zudem haben die jeweiligen Führungskräfte gemeinsam mit dem Controlling die Fremddienstleistungs- und Sachkosten ermittelt. Die Ermittlung der IT-Kosten je Prozess vervollständigte die Prozesskostenermittlung.

Im dritten Schritt wurden die internen Kosten prozessscharf aufgezeigt und Kostentreiber identifiziert sowie diskutiert.

Der letzte Schritt umfasste eine Gegenüberstellung der jeweiligen Prozesskosten mit dem Markt. In diesem Zusammenhang wurden zum einen die reinen Kosten des Abrechnungssystems den Kosten der Wettbewerber (andere Systeme, Template-Nutzer) gegenüberzustellen. Ursache dafür war insbesondere, dass unternehmensintern Jahr für Jahr das Thema „ist unser Abrechnungssystem zu teuer?“ zur Diskussion stand. Zum anderen wurden je Prozess die Gesamtprozesskosten (Personal-, Sach-, Fremddienstleistungs- und IT-Kosten) mit dem Markt gespiegelt und z.B. negative Abweichungen hinsichtlich der Ursachen hinterfragt.

Das Ergebnis

Durch das Projekt wurden dem Kunden sämtliche Kosten im Shared Service-Bereich auf Prozessebene transparent aufgezeigt. Zudem ermöglichte der Marktvergleich eine Standortbestimmung des Unternehmens hinsichtlich der internen Kostenstruktur. Prozesse mit vergleichsweise hohen Kosten wurden identifiziert und im Anschluss in Form von Prozessaufnahmen kritisch analysiert (siehe auch unsere Projektreferenz „Prozessoptimierung im Shared Service“).