Die Situation

Im Rahmen einer internen Umstrukturierung sind verschiedene Mitarbeiter vom Shared Service- in den Finanzbereich verlagert worden.

Einige Aufgaben aus dem Shared Service-Bereich wurden zunächst „mit rüber genommen“ und sollten zu einem späteren Zeitpunkt an Mitarbeiter aus dem Shared Service-Bereich zurück übertragen werden. Der Zeitpunkt der Übertragung hat sich jedoch regelmäßig „nach hinten“ verschoben, was den Zugang der Leitung Finanzen zu den „neuen“ Mitarbeitern zunehmend erschwerte.

Hinzu kam, dass sich die „neuen“ Mitarbeiter „schwer greifbar“ und unkooperativ zeigten und deren Tätigkeitsfeld für die Leitung Finanzen vollkommen intransparent war.

Das eigentliche Tätigkeitsfeld sowie der tatsächliche Auslastungsgrad waren für die Leitung Finanzen nicht zu ermitteln; einzig „vom Gefühl her müssten die Mitarbeiter freie Kapazitäten zur Verfügung haben“.

Zur Ermittlung des Tätigkeitsfeldes sowie des Auslastungsgrades der Mitarbeiter wurde ein externer Berater beauftragt. Werkzeug zur Identifizierung der jeweiligen Bereiche war eine Multimoment-Aufnahme, die der Berater bereits vielfach bei anderen Kunden durchgeführt hat.

Das Projekt

Gemäß Definition der E1 umfasst eine Multimoment-Aufnahme die Begleitung von Mitarbeitern an einem oder mehreren Arbeitstag(en) inklusive der ständigen Dokumentation sämtlicher Tätigkeiten in sehr geringen Zeitintervallen.

Im Vorfeld der Multimoment-Aufnahme wurde der Betriebsrat mit eingebunden, indem Thematik / Hintergründe erläutert und das Vorgehen definiert wurde(n).

Die Multimoment-Aufnahme umfasste in diesem Fall die Begleitung der jeweiligen Mitarbeiter an 2,5 Arbeitstagen. In geringen zeitlichen Abständen erfolgte dabei eine Dokumentation sämtlicher Tätigkeiten über den gesamten Tagesverlauf (wie z.B. welche Abläufe wurden im System durchgeführt? Welche Telefonate wurden mit wem weshalb durchgeführt? etc.).

Verschiedene Fragestellungen bzgl. Aufgabengebiet und Aufwand (inkl. messbarer Größen, wie Bearbeitungsdauer, Häufigkeit des Vorgangs etc.) ermöglichten dabei einen tiefen Einblick in den Arbeitsalltag der jeweiligen Mitarbeiter sowie eine Einschätzung zum Auslastungsgrad.

Sämtliche Ergebnisse hinsichtlich:

  • des Aufgabenfeldes,
  • des tatsächlichen Auslastungsgrads,
  • der Effizienz der Arbeitsabläufe,
  • des Umgangs mit Kollegen/innen und Kunden sowie
  • ermittelter Handlungsempfehlungen

wurden abschließend in einem Ergebnisbericht dargestellt und der Geschäftsführung, dem Leiter Finanzen sowie dem Betriebsratsvorsitzenden vorstellt.

Das Ergebnis

Der Leiter Finanzen verfügte im Ergebnis über Transparenz bzgl. des tatsächlichen Aufgabenfeldes sowie des Auslastungsgrades der jeweiligen Mitarbeiter, die sich mit seiner vorherigen Einschätzung bzgl. der Mitarbeiter größtenteils deckten.

Zudem konnten auf dieser Basis Folgemaßnahmen abgeleitet werden, die nach wenigen Wochen zu einer spürbaren Verbesserung in dem Bereich beitrugen. Aufgrund der eher „rustikalen und für die Mitarbeiter ungemütlichen“ Methode der Multimoment-Aufnahme hat sich nachgelagert der Kommunikationsaustausch der Mitarbeiter mit der Leitung deutlich verbessert.