Die Situation

Im Unternehmen wurden in der Vergangenheit vielfach interne Umstrukturierungsmaßnahmen durchgeführt. Trotz einiger Veränderungen schienen die Arbeitsabläufe nicht besser geworden zu sein; der Arbeitsaufwand ist für die Mitarbeiter vielmehr „gefühlt“ gleich geblieben oder sogar mehr geworden.

Zudem waren für einige Führungskräfte oftmals Gespräche mit dem Betriebsrat zu führen, da das Überstundenkontingent der Mitarbeiter kontinuierlich anstieg. Eine dauerhafte Entlastung der Mitarbeiter war dabei nicht abzusehen.

Aufgrund dieser Entwicklung entschloss sich die Geschäftsführung, die aktuelle Organisationsstruktur hinsichtlich Effizienz und der Nutzung von Synergien durch einen externen Berater analysieren zu lassen. Zielsetzung war dabei, den kurz-,  mittel- und langfristigen Personalbedarf zu ermitteln und eine entsprechende Maßnahmenplanung aufzuzeigen.

Das Projekt

Die Analyse der Organisationsstruktur und Bemessung des zukünftigen Personalbedarfes erfolgt seitens der E1-Berater mittels eines fünfstufigen Verfahrens.

In einem ersten Schritt wurde die Ist-Situation analysiert (1. Stufe). Dazu wurden auf Basis bereitgestellter Dokumente sowie Interviews mit ausgewählten Führungskräften u.a. die

  • Aufgabenfelder der Mitarbeiter,
  • Anzahl aufgebrachter Mitarbeiterkapazitäten,
  • Überstundenkontingente (ausgezahlt vs. abgebaut),
  • Übersicht ausscheidender Mitarbeiter (unter Berücksichtigung der ´63-Regelung etc.)

ermittelt und bewertet.

Die 2. Stufe umfasste die Durchführung von Interviews (Führungskräfte, ausgewählte Mitarbeiter) auf Basis eines standardisierten Fragebogens, um auf dieser Grundlage Optimierungspotenziale (Aufgabenabgrenzung, Aufgabenumverteilung etc.) zu identifizieren und zu quantifizieren.

Im nächsten Schritt erfolgte die Ermittlung zukünftig anfallender Tätigkeiten. In diesem Zusammenhang wurden z.B. interne Veränderungen (z.B. angestrebte Aufgabenverlagerungen) sowie strategische Maßnahmen (wie z.B. das Eingehen von Kooperationen, Konzessionsgewinne etc.) berücksichtigt und bestmöglich quantifiziert (3. Stufe).

Anschließend wurde die Ist-Situation den abgestimmten Einsparpotenzialen (aus Stufe 2) sowie ermittelten zukünftig anfallenden Tätigkeiten (aus Stufe 3) gegenübergestellt und daraus die erforderlichen Personalkapazitäten (kurz-, mittel- und langfristig) abgeleitet (4. Stufe).

Auf Grundlage dieses Ergebnisses erfolgte dabei die Entwicklung eines Soll-Organigramms; dazu wurde eine Maßnahmenplanung zur Umsetzung von Optimierungsvorschlägen erstellt und mit der Geschäftsführung und den jeweiligen Führungskräften abgestimmt (5. Stufe).

Das Ergebnis

Der abschließende Ergebnisbericht umfasste eine finale Einschätzung der kurz-, mittel- und langfristigen Personalsituation unter Berücksichtigung aktueller und zukünftig anfallender Tätigkeitsfelder. Ergänzt wurde diese Einschätzung um eine Maßnahmenplanung zur Optimierung der aktuellen Organisationsstruktur (Roadmap).

Nach zunächst eigenständiger Umsetzung einiger Optimierungsvorschläge unterstützte der Berater den Kunden zu einem späteren Zeitpunkt in einem weiterführenden Personalkonzept. Dabei erfolgte eine konkrete Betrachtung altersbedingt ausscheidender Mitarbeiter und der jeweiligen Entscheidung „Wiederbesetzung ja/nein“, „Wiederbesetzung durch interne Mitarbeiter vs. externe Dienstleister“, „Umverteilung der Aufgaben auf andere Mitarbeiter“ etc..